如何提高工作效率:9条基本原则!

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发布日期
2019-04-10 06:51
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  有时候,我们会觉得完成某项任务似乎遥不可及。随着社交媒体、手机游戏和互联网的诱惑——不说办公室里人们的忙碌——我们很容易在工作中受到干扰和分心。

  那么,我们能做些什么呢?如何提高工作效率?

  虽然我们没有一个万无一失的方法可以完全消除干扰和娱乐,但我们有9条基本规则可以帮助你提高工作效率。

  继续读下去,看看我们如何让自己在工作中更高效的建议。

如何提高工作效率:9条基本原则!

  高效意味着什么?

  “如何在工作中提高效率?”这个古老的问题困扰着全世界的员工和雇主。不管你在哪里工作,做什么,每个人都在寻找新的方法来提高效率和效力。

  但是,工作效率究竟意味着什么呢?

  完成清单上更多的任务或工作更长的时间并不一定意味着你更有效率。这只是意味着你更忙,但工作效率不应该与忙碌混淆在一起。

  效率意味着在尽可能短的时间内取得有效的结果,让你有更多的时间自由享受。

  它意味着更聪明地工作,而不是更努力的工作。这意味着你需要改进自己,加快工作流程,减少中断的机会。

  分析当前的工作方式,找出瓶颈、缺陷和障碍,然后寻找改进的方法,才能更好地提高工作效率。

  如何在工作中高效的9条基本原则

  1.避免多任务处理

  多任务处理会给人留下这样的印象:当你同时做很多件事情时,就可以完成更多的工作。然而,事实正好相反。

  研究表明,尝试同时做几件事只会降低你的工作效率,而且在不同任务之间切换可能还会耗费多达40%的额外时间。这是因为你的注意力和专注力经常因为在不同的任务之间切换而受到阻碍。

  如果你有很多任务要做,确定你的优先级,为每个任务分配足够的时间。这样你就可以先处理紧急的事情,并有足够的时间完成剩下的任务。

  2.关闭通知

  据盖洛普民意测验显示,超过50%的智能手机用户承认他们每小时都会查看几次手机。在工作时间关掉手机——或者至少关掉你的通知——是防止你一直查看手机的好方法。

  同样的道理也适用于你的电脑。如果你有权限访问你工作桌面上的社交媒体,关掉那里的通知。

  另一个建议是先暂时退出你的社交媒体软件/网页上的账户。当你这样做的时候,只要你有查看的冲动,你就可能会动摇,因为重新访问页面和打开软件并不像看一眼那么简单。

  3.管理中断

  办公室里有一些不可避免的干扰,比如你的经理要求开个紧急会议,或者你的同事要求帮助。为了解决这个问题,方法是知道如何像专业人士一样处理干扰。

  积极主动,告诉周围的人你需要集中注意力。在你的工作聊天应用上把你的状态设置为“忙/离线”。

  如果你的任务已经快到了截止日期前,让你的同事知道你需要集中精力,并且希望暂时不要被打扰,或者在家工作,如果这是一个可行的选择的话。

  通过预测和制定计划来管理它们,这将更大限度地减少你被打断的机会。

  4.吃青蛙

  马克·吐温曾经说过一句名言:“如果吃青蛙是你的工作,那么在早上的首事就是做它。如果你的工作是吃掉两只青蛙,先吃掉大的那一只。”

  这意味着你应该首先完成你更大、更紧迫的任务。我们都有一些不想做但却必须做的重要任务,因为如果我们不完成它,就会带来很严重的后果。

  “吃青蛙”是一种提高效率的基本方法,它鼓励你先完成重要、不受欢迎的任务。而在做其他事情之前完成这项特殊的任务会给你一种巨大的成就感。这将会让你接下来的一天都充满干劲,激励你积极完成其他的任务。

  5.减少会议

  会议会占用很多时间,而这些时间可以用来做一些更有用的事情。你必须等着每个人都来,然后在寒暄结束后,投入其中进行讨论/探讨。然而,在会议上解决一个问题可能需要整整一个小时。

  另一种选择?根本不需要安排会议。你会发现有那么多事情都可以通过电子邮件或快速的电话来解决。

  我并不是说你应该完全取消会议。在某些情况下,面对面的讨论和谈判仍然是必要的。只要确保你事先权衡了这些选择。

  如果只是信息共享,你发一封电子邮件;但是如果需要头脑风暴或者深入讨论,那么面对面的会议是更好的。

  6.利用工具

责编:王彦成
THE END

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